Главная страница
Навигация по странице:

  • Регламентированный кадровый учет

  • Штатное расписание организаций»

  • «Дополнительно»

  • Добавить

  • «Заполнить - По текущей расстановке работников»

  • Предприятие > Производственный календарь»

  • Лекция.5. Лекция. 5 Основы кадрового учета



    Название5 Основы кадрового учета
    АнкорЛекция.5.doc
    Дата06.01.2018
    Размер73 Kb.
    Формат файлаdoc
    Имя файлаЛекция.5.doc
    ТипЛекция
    #14796

    Лекция №5

    5.1. Основы кадрового учета


    Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

    Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

     Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

    ● организация труда работников;

    ● заключение трудового договора  и прием на работу;

    ● перевод на другую работу;

    ● предоставление работникам отпусков;

    ● поощрение работников;

    ● наложение на работников дисциплинарных взысканий;

    ● аттестация работников;

    ● ведение штатного расписания;

    учет использования рабочего времени;

    ● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

    ● оформление служебных командировок;

    ● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

    Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

    Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

    Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

    В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке,  свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

    Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

    ● инструкции по охране труда по профессиям;

    ● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);

    ● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

    Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

    В соответствии с подп. «а»  ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12.КоАП).

    Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно - влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23КоАП).

    Регламентированный кадровый учет включает следующие элементы:

    - организационная структура предприятия;

    - штатное расписание;

    - оформление трудовых договоров;

    - оформление приказов о приеме, перемещении и увольнении;

    - оформление кадровых приказов по неявкам (отпуска, командировки и т.п.);

    - отчеты персонифицированного учета.

    Также в программе реализована система управленческого учета по набору и мотивации персонала. Реализованные в системе возможности управленческого учета обеспечивают планирование потребностей в персонале, управление компетенциями и аттестациями персонала, управление финансовой мотивацией работников и расчет заработной платы, ведение учета кадров в рамках предприятия и подбор кадров, а также планирование занятости персонала.

    На первом этапе перед началом ведения кадрового и регламентированного учета необходимо проверить настройку следующих справочников, регистров накопления и регистров сведений:

    - валюты;

    - адресные классификаторы;

    - банки;

    - страны мира.

    Лекция №5

    5.2. Штатное расписание


    Штатное расписание в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» вводится и хранится в периодическом регистре сведений «Штатное расписание организаций» http://its.1c.ru/db/staff1c#content:33619:2:ZUP25. (логин: zabizht пароль: бухучет4)

    Штатная единица представляет собой должность в одном из подразделений организации.

    Для каждой штатной единицы можно указать (рис. 5.1):

    • количество ставок по штатной единице;

    • вид тарифной ставки (месячная, дневная, часовая), минимальный и максимальный размер и валюту тарифной ставки;

    • условия труда для автоматизированного формирования отчетности в ПФР;

    • график работы для подсчета месячного фонда оплаты труда для работников с часовой тарифной ставкой;

    список надбавок, предусмотренных для работников, занимающих штатную единицу.



    Рисунок 5.1 – Штатное расписание

    Дополнительно для штатной единицы можно указать произвольное текстовое описание штатной единицы, должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации работников, занимающих данную штатную единицу (рис. 5.2).



    Рисунок 5.2 – Сведения о штатной единице

    Сведения о штатных единицах (кроме дополнительных сведений, указываемых на закладке «Дополнительно») являются периодическими, в программе хранится история их изменения.

    5.2.1. Ввод штатного расписания


    Для ввода разработанного штатного расписания в программу необходимо заполнить регистр сведений «Штатное расписание организаций». Ввод новой записи осуществляется по кнопкеДобавить или по клавише Insert из формы штатного расписания. В качестве даты записей указывается дата вступления в силу приказа об утверждении штатного расписания.

    Штатное расписание может быть автоматически заполнено по текущей штатной расстановке организации. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой «Заполнить - По текущей расстановке работников» и указать дату, на которую производится заполнение штатного расписания (рис. 5.3).



    Рисунок 5.3 – Заполнение штанного расписания

    После ввода штатного расписания в программу можно сформировать печатную форму штатного расписания по форме №Т-3 (интерфейс «Кадровый учет организаций», меню «Кадровый учет > Унифицированная форма Т-3» или из по кнопке «Печать – ФормаТ3» из формы штатного расписания).

    5.2.2. Изменения штатного расписания


    Все изменения штатного расписания регистрируются вводом новых записей в регистр сведений «Штатное расписание организаций».

    1. Изменение количества ставок по штатной единице.

    Для регистрации изменения ставок по штатной единице в регистр сведений «Штатное расписание организаций» вводится новая запись, в которой указывается дата изменения и новое количество ставок. Новую запись можно ввести копированием существующей записи о штатной единице.

    2. Ввод новой штатной единицы.

    Для ввода новой штатной единицы в регистр сведений «Штатное расписание организаций» вводится новая запись, в которой указывается дата ввода штатной единицы и заполняются сведения о штатной единице.

    3. Вывод штатной единицы.

    Вывод штатной единицы из штатного расписания регистрируется вводом новой записи в регистр сведений «Штатное расписание организаций», в котором указывается нулевое количество ставок по штатной единице.

    4. Изменения тарифной ставки по штатной единице.

    Изменение тарифной ставки для штатной единице регистрируется вводом новой записи в регистр сведений «Штатное расписание организаций», в которой указывается дата изменения и новые размеры тарифной ставки.

    5. Изменение надбавок, предусмотренных для штатной единицы.

    Изменение надбавок для штатной единицы регистрируется вводом новой записи в регистр сведений «Штатное расписание организаций», в которой указывается дата изменения и в табличной части «Надбавки» указываются виды и размеры надбавок.

    5.2.3. Тарифные ставки


    В штатном расписании можно указывать как диапазон тарифных ставок (минимальную и максимальную ставку по штатной единице) так и единую тарифную ставку.

    Тарифные ставки могут быть месячными (например, месячный оклад), дневными и часовыми, а также могут быть указаны в произвольной валюте.

    5.2.4. Надбавки к тарифным ставкам


    Для каждой штатной единицы можно назначить произвольное количество надбавок, которые могут быть выражены как в процентах к тарифной ставке по штатной единице, так и в фиксированных суммах, установленных за полностью отработанный месяц.

    При  нажатии на кнопку «Печать» можно сформировать печатную форму штатного расписания (рис. 5.4).



    Рисунок 5.4 – Печатная форма штанного расписания

    Для исчисления месячного фонда заработной платы в унифицированной форме Т-3  используются назначенные штатным единицам графики работы.

    Лекция №5

    5.3.Производственный календарь


    Производственный календарь – это календарь, составленный с учетом общегосударственных праздничных и выходных дней, содержащий информацию о норме рабочего времени на месяцы, кварталы года и год в целом, исчисленную в соответствии с законодательством РФ.

    Согласно статье 112 ТК РФ, нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются:

    • 1, 2, 3, 4 и 5 января – Новогодниеканикулы;

    • 7 января – РождествоХристово;

    • 23 февраля – Деньзащитника Отечества;

    • 8 марта – Международныйженский день;

    • 1 мая – ПраздникВесны и Труда;

    • 9 мая – ДеньПобеды;

    • 12 июня – ДеньРоссии;

    • 4 ноября – Деньнародного единства.

    При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день.

    В целях рационального использования работниками выходных и нерабочих праздничных дней Правительство Российской Федерации вправе переносить выходные дни на другие дни.

    Исчисление нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 №588н.

    Согласно Порядку норма рабочего времени исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресение исходя из продолжительности ежедневной работы (смены):

    • при 40-часовой рабочей неделе – 8часов;

    • при продолжительности рабочей недели менее 40 часов –количествочасов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней.

    Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

    5.3.1. Настройка производственного календаря


    Данные производственного календаря используются в подсистемах учета рабочего времени, расчета зарплаты, кадрового учета, поэтому важно правильно и своевременно его заполнять. Производственный календарь является единым для предприятия, т.е. настроенный календарь используется для всех организаций, учет по которым ведется в информационной базе.

    Данные производственного календаря (информация о количестве рабочих, выходных, предпраздничных и праздничных дней в календарном году в соответствии с законодательством РФ) хранятся в программе в регистре сведений «Производственный календарь». Вызов формы производственного календаря производится из главного меню «Предприятие > Производственный календарь».

    Форма регистра сведений «Производственный календарь» необычна – вместо списка записей регистра сведений на ней отображается календарь (рис. 5.5). Каждый вид дня в производственном календаре обозначается своим цветом: рабочий день – черным цветом, предпраздничный – темно-синим, праздничным – фиолетовым, суббота – темно-красным, воскресенье – красным.

    Настройка производственного календаря осуществляется на каждый календарный год. Выбор года производится с помощью кнопок со стрелками, расположенных в верхней части формы.



    Рисунок 5.5 – Экранная форма производственного календаря

    При первом открытии производственного календаря производится его автоматическое заполнение на текущий год с учетом праздничных дней, установленных федеральным законодательством. Если при заполнении обнаружено совпадение праздничных и выходных дней, то в окне сообщений выводятся соответствующие сообщения (рис. 5.6).



    Рисунок 5.6 – Сообщение о необходимости переноса праздничных дней

    В этом случае необходимо перенести каждый выходной день, совпадающий с праздничным, на следующий после праздничного рабочий день. Для этого нужно выделить в календаре выходной день, который требуется перенести, нажатием правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Перенести выходной день», в появившемся диалоговом окне указать дату, на которую следует перенести выходной день (рис. 5.7).



    Рисунок 5.7– Перенос праздничных дней

    Нормативными актами в целях рационального использования работниками выходных и нерабочих праздничных дней может быть утвержден перенос выходных дней в конкретном календарном году.

    Соответствующие настройки необходимо внести в производственный календарь. Перенос выходного дня в этом случае выполняется аналогично переносу выходного дня при его совпадении с праздничным днем.

    Информация обо всех выполненных настройках производственного календаря отображается в правой части формы (рис. 5.8).

    Запись выполненных настроек в информационную базу производится по кнопке «Записать».



    Рисунок 5.8 – Производственный календарь после корректировки

    Количество дней и часов за каждый месяц календарного года, а также в целом за квартал, полугодие и год можно просмотреть в печатной форме регламентированного производственного календаря (рис. 5.9). В форме также приводится расчет среднемесячного количества часов при 40-часовой, 36-часовой и 24-часовой рабочей неделе.
    написать администратору сайта