Лекция.4. Лекция. 4 Документы (регистраторы)
 Скачать 67 Kb.
|
Лекция №44.1. Документы (регистраторы)В системе «1С:Предприятие» информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и отображаться в списках документов одного вида или в списках документов разных видов (журналах). При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые списки и журналы документов для их просмотра. Количество журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его набором прав и устанавливается в Конфигураторе. Журналы документов предназначены лишь для удобного отображения списков документов – документ не связан «жестко» с каким-либо журналом. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах. 4.1.1. Ввод нового документа Ввод документа может осуществляться различными способами. Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа выберите пункт «Действия – Добавить» или нажмите клавишу Insert. Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов, на экран будет выдан запрос для выбора вида документа. В этом списке будут выданы наименования документов только тех видов, которые могут отображаться в текущем журнале. Если позволяет настройка пользовательского интерфейса, ввод документов можно проводить, не открывая журнала. В списке видов документов необходимо указать наименование нужного вида документов и нажать кнопку «OK». После этого на экран будет выдана форма нового документа для заполнения его реквизитов. Если в журнале хранятся документы только одного вида, список видов документов выдаваться не будет, а сразу будет выдан диалог для заполнения реквизитов документа. 4.1.2. Редактирование реквизитов документа Внешний вид формы документа, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, могут быть самыми разнообразными. Если это обусловлено конфигурацией, форма документа может содержать закладки. В этом случае все редактируемые реквизиты сгруппированы на разных «страницах», между которыми можно переключаться, щелкнув мышью ту или иную закладку. Кнопка «Записать» предназначена для сохранения документа без проведения и закрытия формы. Кнопка «Провести» предназначена для выполнения проведения документа (формирование проводок по бухгалтерскому и налоговому учету). Для закрытия формы документа нажмите кнопку «Закрыть». Если документ новый или была открыта форма существующего документа и были произведены изменения в реквизитах, на экран будет выдан запрос о сохранении изменений. Следует ответить «Да» для записи документа или «Нет» – для отказа от записи. 4.1.3. Корректировка документа Для корректировки документа следует сначала открыть журнал документов, в котором отображаются документы нужного вида. Средствами поиска можно отыскать документ, который следует откорректировать. Работая в журнале документов, документ можно открыть для корректировки или просмотра одним из следующих способов:
4.1.4. Копирование документа Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. Для этого следует в журнале документов нужного вида поместить курсор на строку с документом, который предполагается копировать, и выбрать пункт «Действия – Скопировать», нажать пиктограмму  либо нажать клавишу F9.4.1.5. Ввод на основании В отличие от копирования режим ввода на основании (если описан на этапе конфигурирования) позволяет создавать документы на основании данных другого типа (документа другого вида, справочников). Для создания документа на основании выберите исходный документ и выберите пункт «Действия – Ввод на основании» ( ).В выпадающем меню будет представлен список возможных видов объектов (не обязательно документов), которые могут быть созданы на основании данного документа. После выбора нужного вида документа на экран выводится форма нового документа, поля которого заполнены на основании документа-источника. Правила заполнения определяются на этапе конфигурирования. 4.1.6. Удаление документов Различают два режима удаления: непосредственное удаление и пометка удаления. Доступность режимов определяется правами конкретного пользователя. Удаление (непосредственное удаление, установка и снятие пометки удаления) документов производится в журнале документов. Для установки пометки удаления следует выбрать документ в журнале и нажать клавишу Delete. Для снятия пометки удаления следует выбрать в журнале помеченный для удаления документ и повторно нажать клавишу Delete. Помеченные на удаление документы показываются пиктограммами .4.1.7. Проведение документа Проведением документа называется действие, которое отражает данные документа в тех или иных учетных механизмах на основании информации документа. Возможность проведения – свойство документа, определенное при проектировании задачи. При нажатии кнопки формы документа, для которой определено проведение документа (обычно это кнопка «ОК» или «Провести» – пиктограмма ), производится проведение документа. В журнале документов проведенный документ будет помечен в колонке пиктограмм.Обычно при проведении документа кнопкой «ОК» после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Проведенные документы показываются пиктограммами .Чтобы сделать документ не проведенным, следует выбрать пункт «Действия – Отмена проведения» и нажать на пиктограмму . После подтверждения пиктограмма проведенного документа изменится. Непроведенные документы показываются пиктограммами .Лекция №44.2. РегистрыОсновное назначение регистров системы «1С:Предприятие» состоит в хранении информации, формируемой документами. Как правило, пользователи не работают непосредственно с информацией, хранящейся в регистрах. Получение и обработка этой информации осуществляется с помощью различных отчетов. 4.2.1. Регистры бухгалтерииРегистры бухгалтерии используются в системе «1С:Предприятие» для отражения информации о хозяйственных операциях в бухгалтерском учете. Основным понятием бухгалтерского учета является понятие хозяйственная операция. Операцией считается любое хозяйственное действие, способное вызывать изменение состояния средств предприятия. Для ввода информации о хозяйственных операциях в системе «1С:Предприятие» используется документ. Документ позволяет занести в систему информацию о хозяйственной операции, зафиксировать дату и время совершения операций, сумму и содержание операции. Учетные данные по операции автоматически формируются на основе документа (объекта данных типа «Документ») и фиксируются в регистрах бухгалтерии. Порядок такой генерации определяется в Конфигураторе средствами встроенного языка. При записи данных по операции можно описать заполнение реквизитов операции различной информацией из документа, породившего эту операцию. В системе «1С:Предприятие» учет хозяйственной операции всегда связывается с породившим ее документом: если документ необходимо отредактировать, то при его проведении данные по операции будут сформированы заново; при удалении документа будут удалены и данные хозяйственной операции. Каждая хозяйственная операция состоит в общем случае из произвольного числа проводок. В системе «1С:Предприятие» каждой бухгалтерской проводке соответствует запись регистра бухгалтерии, а набор записей регистра бухгалтерии является аналогом хозяйственной операции. Регистр бухгалтерии «Бухгалтерский учет» (рис. 4.1) используется для ведения регламентированного бухгалтерского учета. Регистр использует «План счетов бухгалтерского учета» и поддерживает корреспонденции. Это означает, что каждая запись регистра имеет дебетовую и кредитовую части. Такая организация регистра соответствует нормативным актам бухгалтерского учета РФ и позволяет получать информацию не только об остатках и оборотах по счетам, но и о корреспонденциях между счетами. Рисунок 4.1 –Регистр бухгалтерии «Бухгалтерский учет»Регистр бухгалтерии связывается с одним из используемых планов счетов и хранит бухгалтерские итоги в соответствии с его структурой. Информация в регистре бухгалтерии хранится в виде записей, структура которых строится системой динамически, в зависимости от настроек различных элементов учета, выполненной при редактировании плана счетов. Поскольку записи регистра бухгалтерии отражают те или иные хозяйственные операции, выполняемые на предприятии, каждая из них связана с документом (регистратором). Состав документов, которые могут создавать записи в регистре бухгалтерии, задается разработчиком в процессе создания прикладного решения. 4.2.2. Регистры расчета Регистры расчета - это прикладные объекты конфигурации(ссылка) Они используются в механизме сложных периодических расчетов(ссылка) и служат для хранения записей о тех или иных видах расчета, которые необходимо выполнить, а также для хранения промежуточных данных и самих результатов выполненных расчетов Информация в регистре расчета хранится в виде записей, каждая из которых содержит значения измерений и соответствующие им значения ресурсов. Регистр расчета связан с одним из планов видов расчета, существующих в прикладном решении. Эта связь обуславливает наличие у каждой записи регистра поля Вид расчета, благодаря которому механизмы регистра могут отслеживать взаимное влияние записей расчета друг на друга. Регистр расчета хранит данные не только в разрезе созданных измерений, но и в разрезе времени. Это является причиной существования у каждой записи регистра расчета еще одного обязательного поля – Периоддействия. При создании регистра расчета разработчик может указать минимальную периодичность, с которой записи будут заноситься в регистр: Изменение состояния регистра расчета происходит, как правило, при проведении документа. Поэтому каждая запись регистра связана с определенным документом – регистратороми номером строки этого документа. Добавление записей в регистр, их изменение и удаление возможно только одновременно для всех записей, относящихся к одному документу. Для регистра расчета может быть указана связь с графиком времени. График времени представляет собой регистр сведений, в котором содержится временная схема исходных данных, участвующих в расчетах. Измерениями этого графика могут быть, например, график работы и дата, а ресурсом – количество рабочих часов в этой дате. Тогда можно будет связать запись регистра расчета с каким-либо конкретным графиком работы и в дальнейшем, средствами встроенного языка получать информацию о количестве рабочих часов, необходимую для выполнения расчетов. Регистр расчета может включать в себя специальные объекты – Перерасчеты. В этих объектах система будет хранить информацию о том, какие записи регистра расчета утратили свою актуальность и подлежат перерасчету в результате работы механизмов зависимости по базовому периоду и вытеснения по периоду действия. Система обеспечивает контроль уникальности записей, хранящихся в регистре расчета. Поэтому в регистре расчета не может находиться двух записей, относящихся к одной и той же строке одного и того же документа. Основными функциональными возможностями, которые предоставляет регистр расчета разработчику, являются:
Лекция №44.3. Стандартные отчетыДля просмотра результатов текущей работы предназначены стандартные отчеты. По своей сути стандартные отчеты являются комплектом интерактивных документов – эффективным механизмом использования сводных и детализированных данных учета в текущей работе. Для получения итоговой, а также другой сводной или детальной информации в «1С: Предприятие» используются отчеты. Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, целиком определяется на этапе создания конфигурации. Настройка и состав выдаваемой отчетом информации полностью определяется его формой и алгоритмом, поэтому описание свойств и назначений конкретных отчетов должно содержаться в описании конфигурации или в самом окне отчета. Кроме отчетов, в системе «1С: Предприятие» используется такое понятие, как обработка. Под обработкой понимается обычно некоторая сервисная процедура, также полностью определенная при конфигурировании, которая предназначена не для выдачи информации, а для изменения каких-либо данных в информационной базе. Обработки обычно используются для выполнения некоторых служебных функций, например, загрузки содержимого какого-либо справочника из другой программы. Настройка отчетов производится в диалоговых окнах. Диалоговые окна отчетов вызываются при выборе соответствующих пунктов меню «Отчеты». Они служат для задания отчетам необходимых настроек и просмотра сформированных таблиц и диаграмм. Формирование отчета производится при нажатии кнопки «Сформировать», после чего на экране появляется заполненная по данным учета форма отчета. Рисунок 4.2. – Экранная форма отчета «Оборотно-сальдовая ведомость» Изменить элементы настройки можно в отдельном диалоговом окне, которое открывается при нажатии на кнопку«Настройка». В диалоговом окне «Настройка» содержатся необходимые элементы для задания параметров отбора и детализации данных, определения состава выходных показателей. Сформированную таблицу отчета можно распечатать, нажав на соответствующую пиктограмму печати на панели инструментов. Можно также сохранить данные, представленные в таблице в формате MS EXCEL. Для сохранения данных необходимо в главном меню выбрать пункт меню «Файл», затем выбрать «Сохранить копию», а в окне сохранения установить тип файла «Лист Excel (*.xls)». После формирования и просмотра отчета можно в любой момент времени изменить параметры быстрого отбора в отчете или нажать на кнопку «Настройка», изменить параметры группировки, отбора и т. д. и сформировать новый отчет, нажав на кнопку«Сформировать». Стандартный отчет формируется для определенного периода времени. Каждый отчет может быть просмотрен на экране компьютера и распечатан в бумажном виде. После формирования и просмотра отчета можно в любой момент времени изменить параметры быстрого отбора в отчете или нажать на кнопку «Настройка», изменить параметры группировки, отбора и т. д. и сформировать новый отчет, нажав на кнопку«Сформировать». Стандартный отчет формируется для определенного периода времени. Каждый отчет может быть просмотрен на экране компьютера и распечатан в бумажном виде. |