7_Электронные таблицы Excel. Microsoft office excel 2007 Общие сведения
 Скачать 69.88 Kb.
|
|
MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 Общие сведения Microsoft Office Excel 2007 представляет собой мощный табличный процессор, который широко используется как рядовыми пользователями, так и специалистами узкого профиля для работы с электронными таблицами. Электронная таблица – это информационная технология для профессиональной работы с данными, представляющая собой аналог обычной таблицы и позволяющая производить разнообразные вычисления с числовыми данными. Электронные таблицы позволяют автоматизировать выполнение однотипных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными, а также обрабатывать числовую информацию в массиве баз данных, анализировать финансы, доходы, налоги и так далее. В ячейки электронной таблицы можно вносить текст, числа, формулы. Электронные таблицы часто используются в качестве простых баз данных или как приложение для построения графиков и диаграмм. Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессоры. Табличный процессор – комплекс программных средств для математической, статистической и графической обработки текстовых и числовых данных в табличном виде. Основными возможностями применения Excel 2007 являются: - решение числовых задач, требующих больших вычислений (создание отчетов, анализ результатов); - создание диаграмм; - организация списков (создание и использование сложно структурированных таблиц); - доступ к данным других типов (возможность импортирования данных из множества различных источников); - создание рисунков и схем (использование фигур и объектов SmartArt); - автоматизация сложных задач (с использованием макросов). Интерфейс табличного процессора Microsoft Excel 2007 В окне Microsoft Excel 2007, как и в других программах MS Office 2007, используется новый ленточный интерфейс. В верхней части окна расположена лента со вкладками инструментов, кнопка Office, панель быстрого доступа, строка заголовка. Под лентой меню расположена строка, в которой отображается название активной ячейки, а также строка ввода формул или содержимого выделенной ячейки. В нижней части окна расположена строка состояния, которая содержит различного рода вспомогательную информацию по работе с программой. Лента главного меню включает в себя вкладки: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая вкладка содержит группы инструментов, предназначенных для выполнения определенного класса задач. Также существуют специализированные вкладки, которые появляются в ленте меню на время работы с определенными объектами. На панелях инструментов вкладок вынесены наиболее часто используемые кнопки. Другие нужные команды группы можно вызвать, нажав на небольшую стрелку в правом нижнем углу определенной группы. Это позволит вызвать диалоговое окно, содержащее все команды данной группы. При наведении на курсора на кнопки инструментов появляется всплывающая подсказка, которая информирует об их предназначении. Вкладка Главная состоит из следующих групп инструментов, позволяющих осуществлять базовые операции по редактированию и оформлению текста в ячейках, форматированию самих ячеек и работе с ними: - буфер обмена (позволяет осуществлять копирование, вставку, специальную вставку, удаление, формат по образцу); - шрифт (позволяет задавать разнообразные параметры шрифта, заливки и границ ячеек); - выравнивание (позволяет устанавливать выравнивание текста в ячейках по горизонтали и вертикали, направление и перенос текста, объединение/разъединение ячеек); - число (используется для задания формата отображения значений ячейки, регулирования разрядности числовых значений); - стили (позволяет задавать разнообразные параметры стилей оформления ячеек, условное форматирование); - ячейки (позволяет выполнять операции вставки, удаления, формата ячеек, строк, столбцов, листов, а также выставлять параметры защиты различных объектов); - редактирование (предназначена для вставки функций в формулы, задания прогрессии, сортировки и фильтрации, очистки содержимого ячеек, поиска и выбора различных объектов листа). Вкладка Вставка состоит из следующих групп, позволяющих осуществлять вставку в электронную таблицу различных элементов: - таблицы (позволяет создать на листе новый объект – таблицу, вставить сводную таблицу и диаграмму); - иллюстрации (позволяет вставлять рисунки, клипы, фигуры, объекты SmartArt); - диаграммы (позволяет вставить на листы диаграммы и отформатировать их), - связи (осуществляет вставку гиперссылок); - текст (позволяет вставить предварительно отформатированные надписи, объекты WordArt, специальные символы, колонтитулы и другие объекты). Вкладка Разметка страницы состоит из следующих групп инструментов, ориентированных на установку и настройку различных параметров разметки страницы: - темы (изменение вида оформления электронной таблицы, в том числе, цветов, шрифтов, эффектов); - параметры страницы (выбор размеров полей, ориентации и размера бумаги, добавление в документ разрывов страниц, включение режима печати заголовков таблицы, задание подложки листов); - вписать (изменение масштаба документов, задание распределения таблицы на определенное количество листов при печати); - параметры листа (задание вида отображения данных на листе); - упорядочить (корректировка параметров размещения выделенного объекта на листе, привязка к сетке). Вкладка Формулы состоит из групп инструментов по созданию и использованию формул на листах таблицы: - библиотека функций (используется для вставки функций различных типов); - определенные имена (задание и использование имен для более удобной работы ячейками в формулах); - зависимости формул (нахождение зависимостей и проверка формул); - вычисление (задание пересчета формул). Вкладка Данные состоит из групп инструментов для различных операций с данными: - получить внешние данные (импорт данных из различных приложений); - подключения (интерактивный сбор данных); - сортировка и фильтр (расширенные возможности сортировки и отбора данных); - работа с данными (проверка, объединение данных, подбор заданных параметров, удаление повторяющихся значений); - структура (группировка и подведение итогов). Вкладка Рецензирование состоит из следующих групп: - правописание (проверка орфографии, грамматики, использование справочников, перевод выделенного текста на другой язык); - примечания (создание, редактирование и удаление примечаний к ячейкам); - изменения (настройка параметров защиты листов и книг). Вкладка Вид состоит из следующих групп инструментов, предназначенных для настройки режимов просмотра документов: - режимы просмотра книги (просмотр документов в различных видах); - показать или скрыть (дополнительные элементы настройки отображения элементов окна); - масштаб (изменение масштаба книги и ее частей); - окно (открытие нового окна, упорядочивание и управление открытыми окнами, разделение текущего окна на два окна для одновременного просмотра разных частей документа); - макросы (работа с макросами в таблицах). Строка состояния В нижней части окна программы находится строка состояния. По умолчанию в правой части строки отображаются ярлыки режимов просмотра книги, масштаб. Чтобы изменить набор отображаемых элементов, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на строке состояния. Снимая или устанавливая флажки соответствующих пунктов меню, можно настроить вид строки состояния по своему желанию. Все создаваемые в Excel файлы называются книгами, они состоят из множества рабочих листов и имеют расширение .XLSX (если книга не содержит макросы) и .XLSM (если книга содержит макросы), также книга может иметь расширение .XLTX (книга-шаблон) и .XLTM (книга-шаблон с макросами). Excel позволяет работать с несколькими книгами одновременно, открытыми в отдельных окнах. Кнопки панели Окно вкладки Вид помогают упростить работу пользователя при этом: Новое окно – создает новое окно для рабочей книги; Упорядочить все – позволяет по-разному разместить окна всех открытых книг; Сохранить рабочую область – сохранение положения всех открытых книг; Перейти в другое окно – переключение между окнами открытых книг. Для более удобной работы с частями одной книги, используются следующие команды: Закрепить области – позволяет оставить на месте во время прокрутки определенные строки и столбцы; Разделить – разделение одного окна на несколько частей; Рядом – располагает окна открытых книг или листов рядом для сравнения их содержимого; Синхронная прокрутка – становится активной, при нажатой кнопки Рядом и позволяет синхронно прокручивать книги. Защита книг и совместное использование Для случаев, когда книгу нужно защитить от копирования и модификаций, в Excel 2007 существуют способы защиты файлов книг. Защита может быть задана: - паролем для открытия книги; - запретом манипулирования с ее листами; - запретом изменения положения и размера окна рабочей книги. Пароль на открытие книги можно задать командой Office – Подготовить –Зашифровать документ, либо при сохранении файла выбрать Office –Сохранить как и в диалоговом окне сохранения файла выбрать Сервис – Общие параметры – Пароль для открытия. Запретить производить какие-либо действия с листами книги можно через команду Рецензирование – Изменения – Защитить книгу – Структуру. Чтобы не изменялось положение и размер окон книги, можно применить команду Рецензирование – Изменения – Защитить книгу – Окно. Также для защиты от изменений книге может быть присвоен статус «окончательная» рабочая книга (Office – Подготовить – Пометить как окончательный), тогда книга сможет быть открыта только для чтения без возможности внесения изменений и сохранения под новым именем. Для удаления из книги личных данных, сведений об организации и проч. при демонстрации другим пользователям нужно применить команду Office –Подготовить – Инспектор документов и удалить лишние сведения. При необходимости работы с одной книгой нескольких пользователей можно определить совместный доступ к «общей» книге через команду Рецензирование – Изменения – Доступ к книге и установку необходимых параметров. Для отслеживания внесенных исправлений можно применять команду Рецензирование – Изменения – Исправления. Основные операции с листами Каждая рабочая книга в Excel состоит из рабочих листов. Лист состоит из ячеек, образующих строки и столбцы. На одном листе может содержаться 1 048 576 строк и 16 384 столбцов. Для активизации листа нужно нажать на его название в группе ярлыков листов, либо на кнопки со стрелками для перехода к нужному листу. Листы можно добавлять, удалять, перемещать, копировать, переименовывать, выделять, задавать цвет для ярлыка. Для этого можно воспользоваться соответствующей командой из контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши на ярлыке листа Выделение ярлычков листов при нажатой клавише Shift позволяет выделить несколько листов подряд, при нажатой Ctrl – несколько вразброс. Лист может быть разделен на несколько частей по горизонтали или вертикали для удобства просмотра с помощью двойного нажатия мышью по маркерам разделения листа. Лист может быть скрыт от просмотра в книге по команде Скрыть контекстного меню и вновь отображен по команде Отобразить. Основные операции с ячейками, строками и столбцами Выделение. Перед выполнением каких-либо действий (копирование, перемещение и удаление данных, размещение ссылок на ячейки в формулах и т. д.) с ячейками, строками, столбцами необходимо их выделить. Чтобы выделить ячейки, установите курсор в нужную позицию и выделите смежные ячейки при помощи левой кнопки мыши. Чтобы выделить диапазон ячеек, установите курсор в левый верхний угол диапазона, удерживая клавишу Shift, установите курсор в правый нижний угол диапазона. Блок ячеек между этими позициями будет выделен. Чтобы выделить несмежные ячейки, производите выделение нужных ячеек при нажатой клавише Ctrl. Чтобы выделить строку/столбец, установите курсор на заголовок строки/столбца. Чтобы выделить несколько смежных строк/столбцов, установите курсор на заголовок строки/столбца начала диапазона, удерживая клавишу Shift, переместите курсор на заголовок строки/столбца конца диапазона. Чтобы выделить несмежные строки/столбцы, начинайте выделение нужных строк/столбцов при нажатой клавише Ctrl. Чтобы выделить все ячейки листа, примените комбинацию клавиш Ctrl+A, либо нажмите на кнопку на пересечении заголовков строк и столбцов. Для выделения текста внутри ячейки нужно войти в режим редактирования (по клавише F2 или дважды щелкнуть мышью по ячейке) и выделить нужный текст. Добавление и удаление Чтобы добавить новую ячейку на лист, нужно выделить место вставки новой ячейки, по контекстному меню выбрать команду Вставить… и в появившемся окне Добавление ячеек выбрать нужный вариант. Чтобы добавить новую строку/столбец, нужно выделить строку/столбец, перед которой будет вставлена новая/новый, и по контекстному меню командой Вставить осуществить вставку элемента, либо использовать команду Главная –Ячейки – Вставить. Чтобы удалить строку/столбец, нужно выделить данный элемент, и по контекстному меню командой Удалить, выполнить удаление, либо применить команду Главная – Ячейки – Удалить. При удалении строки произойдет сдвиг вверх, при удалении столбца – сдвиг влево. Для удаления ячеек со сдвигом выберите из контекстного меню команду Удалить... и укажите способ удаления. Для удаления данных из ячеек воспользуйтесь командой контекстного меню Удалить – Очистить содержимое. Также на панели Редактирование вкладки Главная существует кнопка Очистить, позволяющая выбрать, что именно необходимо очистить в ячейке (все, формат, содержимое, примечания). Скрытие Чтобы другие пользователи не могли увидеть часть информации с листа, можно выполнить скрытие его определенных строк/столбцов. Для этого нужно выделить необходимые строки/столбцы и выполнить команду Скрыть контекстного меню, либо команду Главная – Ячейки – Формат – Скрыть или отобразить – Скрыть строки(столбцы). Заголовки скрытых строк/столбцов не отображаются на экране. Для отображения скрытых элементов нужно выделить область, включающую их в себя, и выполнить команду контекстного меню Отобразить, либо команду Главная – Ячейки – Формат – Скрыть или отобразить – Отобразить строки(столбцы). Форматирование таблиц Форматирование придает таблицам, созданным в табличном процессоре, законченный вид и позволяет акцентировать внимание пользователей на нужных деталях. Основные средства для форматирования ячеек расположены на панелях Шрифт, Выравнивание, Стили, Число, Ячейки вкладки Главная, в диалоговом окне Формат ячеек (открываемой с панелей инструментов, либо из контекстного меню) и на мини-панели, вызываемой при нажатии на ячейке правой кнопки мыши.  Выделив ячейку и вызвав диалоговое окно форматирования, можно применить различные способы оформления ячеек. Для задания параметров шрифта (вид, начертание, цвет, размер, видоизменение) можно использовать инструменты с мини-панели, с панели Шрифт вкладки Главная, либо со вкладки Шрифт окна Формат ячеек. Выравнивание текста в ячейках по горизонтали и вертикали, наклон текста, перенос по словам, автоподбор ширины ячейки под текст, объединение/разъединение можно задать с помощью кнопок панели Выравнивание вкладки Главная, мини-панели, вкладки Выравнивание окна Формат ячеек.  Параметры границ и заливки ячеек задаются на панели Шрифт, мини-панели, вкладках Граница, Заливка окна Формат ячеек. Формат представления данных в ячейках может быть задан на вкладке Число окна Формат ячеек, либо на панели Число вкладки Главная, либо на мини-панели. Ввод данных и использование формул В ячейках электронной таблицы могут находиться данные трех типов: числовые значения (включая время и дату), текст, формулы. На рабочем листе, но в «графическом слое» поверх листа, могут также находиться рисунки, диаграммы, изображения, кнопки и другие объекты. После ввода в ячейку данных, Excel автоматически старается определить их тип и присвоить ячейке соответствующий формат – форму представления данных. Важно назначить правильный формат ячейки, чтобы, например, ячейка могла участвовать в вычислениях (быть не текстовой). В Excel имеется набор стандартных форматов ячеек, которые могут применяться во всех книгах. Активизировать его можно, выбрав Главная – Число – Числовой формат, либо по контекстному меню для выделенной ячейки на вкладке Число окна Формат ячеек. Изначально все ячейки таблицы имеют формат Общий. Использование форматов влияет на то, как будет отображаться содержимое в ячейках: - общий – числа отображаются в виде целых чисел, десятичных дробей, если число слишком большое, то в виде экспоненциального; - числовой – стандартный числовой формат; - финансовый и денежный – число округляется до 2 знаков после запятой, после числа ставится знак денежной единицы, денежный формат позволяет отображать отрицательные суммы без знака «минус» и другим цветом; - краткая дата и длинный формат даты – позволяет выбрать один из форматов дат; - время – предоставляет на выбор несколько форматов времени; - процентный – число (от 0 до 1) в ячейке умножается на 100, округляется до целого и записывается со знаком %; - дробный – используется для отображения чисел в 25 виде не десятичной, а обыкновенной дроби; - экспоненциальный – предназначен для отображения чисел в виде произведения двух составляющих: числа от 0 до 10 и степени числа 10 (положительной или отрицательной); - текстовый – при установке этого формата любое введенное значение будет восприниматься как текстовое; - дополнительный – включает в себя форматы Почтовый индекс, Индекс+4, Номер телефона, Табельный номер; - все форматы – позволяет создавать новые форматы в виде пользовательского шаблона. При вводе данных на листы таблицы могут быть использованы некоторые приемы, позволяющие ускорить их ввод. Одним из них является Автозаполнение. При вводе одинаковых значений в несколько ячеек с помощью маркера автозаполнения (крестика в нижнем правом углу активной ячейки) можно скопировать значения в смежные ячейки. С помощью открывающегося контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши после перетаскивания, можно задать дополнительные параметры автозаполнения (например, введя в ячейки числа 1 и 3, можно получить последовательность чисел с шагом 2 для выделенного диапазона ячеек). Использование формул Под формулой в Excel понимается математическое выражение, на основании которого вычисляется значение некоторой ячейки. В формулах могут использоваться: - числовые значения; - адреса ячеек (относительные, абсолютные и смешанные ссылки); - операторы: математические (+, -, *, /, %, ^), сравнения (=, <, >, >=, <=, < >), текстовый оператор & (для объединения нескольких текстовых строк в одну), операторы отношения диапазонов (двоеточие (:) – диапазон, запятая (,) –для объединения диапазонов, пробел – пересечение диапазонов); - функции. Ввод формулы всегда начинается со знака «=». Результат формулы отображается в ячейке, а сама формула – в строке формул. Адреса ячеек в формуле могут вводиться вручную, а могут просто с помощью щелчка мыши по нужным ячейкам. После вычисления в ячейке отображается полученный результат, а в строке формул в окне ввода – созданная формула. Способы адресации ячеек Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки рабочего листа (например А1, BM55). В формулах адреса указываются с помощью ссылок – относительных, абсолютных или смешанных. Благодаря ссылкам данные, находящиеся в разных частях листа, могут использоваться в нескольких формулах одновременно. Относительная ссылка указывает расположение нужной ячейки относительно активной (т. е. текущей). При копировании формул эти ссылки автоматически изменяются в соответствии с новым положением формулы. (Пример записи ссылки: A2, С10). Абсолютная ссылка указывает на точное местоположение ячейки, входящей в формулу. При копировании формул эти ссылки не изменяются. Для создания абсолютной ссылки на ячейку, поставьте знак доллара ($) перед обозначением столбца и строки (Пример записи ссылки: $A$2, $С$10). Чтобы зафиксировать часть адреса ячейки от изменений (по столбцу или по строке) при копировании формул, используется смешанная ссылка с фиксацией нужного параметра. (Пример записи ссылки: $A2, С$10). Чтобы вручную не набирать знаки доллара при записи ссылок, можно воспользоваться клавишей F4, которая позволяет «перебрать» все виды ссылок для ячейки Встроенные функции Excel Каждая функция имеет свой синтаксис и порядок действия, который нужно соблюдать, чтобы вычисления были верными. Аргументы функции записываются в круглых скобках, причем функции могут иметь или не иметь аргументы, при их использовании необходимо учитывать соответствие типов аргументов. Функция может выступать в качестве аргумента для другой функции, в этом случае она называется вложенной функцией. При этом в формулах можно использовать до нескольких уровней вложения функций. В Excel существуют математические, логические, финансовые, статистические, текстовые и другие функции. Имя функции в формуле можно вводить вручную с клавиатуры (при этом активируется средство Автозаполнение формул, позволяющее по первым введенным буквам выбрать нужную функцию, а можно выбирать в окне Мастер функций, активируемом кнопкой  на панели Библиотека функций вкладки Формулы или из групп функций на этой же панели, либо с помощью кнопки  панели Редактирование вкладки Главная.Формулы можно отредактировать так же, как и содержимое любой другой ячейки. Чтобы отредактировать содержимое формулы: дважды щелкните по ячейке с формулой, либо нажмите F2, либо отредактируйте содержимое в строке ввода формул. Полезной возможностью по работе с формулами является отображение всех формул на листе. Это можно сделать, используя команду Формулы – Зависимости формул – Показать формулы. После этого в ячейках вместо вычисленных значений будут показаны записанные формулы. Для возврата в обычный режим нужно еще раз нажать кнопку Показать формулы. Связь листов рабочей книги В формулах можно использовать ссылки на другие листы рабочей книги. Это позволяет, имея промежуточные таблицы на отдельных листах рабочей книги, создавать сводные документы на других листах. При этом в случае изменения исходных данных в промежуточных таблицах, все пересчеты придут в сводную таблицу автоматически. Для создания связи листов рабочей книги необходимо:
При втором варианте связи листов нужно:
|