делопроизводство Теория и задания. Автобиография

Скачать 109 Kb. Название Автобиография Анкор делопроизводство Теория и задания.doc Дата 26.04.2017 Размер 109 Kb. Формат файла Имя файла делопроизводство Теория и задания.doc Тип Документы #3784

Практическое занятие 1. АВТОБИОГРАФИЯ – документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография составляется в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Форма изложения в автобиографии – повествовательная, от первого лица (я, мы). Все сведения даются в хронологической последовательности и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно–политической деятельности данного человека. Основные реквизиты в автобиографии: - название документа (автобиография); - имя, отчество, фамилия автора; - число, месяц и год рождения; - место рождения; - сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); - образование и специальность по образованию; - информация о трудовой деятельности (вид деятельности, место работы, должность); - награды и поощрения; - семейное положение и состав семьи; - домашний адрес и телефон; - дата; - личная подпись. Особенности отражения хронологии событий в автобиографии: Первый вариант: написание через дефис двух дат, а после место учебы/работы и специальность/должность. Второй вариант: указание дат с использованием предлогов и далее место работы и должность. Третий вариант: указание дат после определенных событий в скобках. Информацию о трудовой деятельности необходимо вносить подробно, где и сколько Вы учились/работали, по какой причине были отчислены/уволены или сменили рабочее место. Если было повышение на одном рабочем месте, необходимо указать должность и период времени. Также важно указать, состоите ли Вы на бирже труда и посещаете ли какие-либо курсы. Мужчинам обязательно необходимо указывать период воинской службы, период времени, место службы. Женщинам – указать период времени нахождения в декретном отпуске и по уходу за детьми. Автобиографию можно составить от руки и в печатной форме, помарки и зачеркивания не допускаются.  Автобиография хранится у работодателя в личном деле, изменения вносятся отдельным документом, который скрепляется с основным; через определенный отрезок времени, документ переделывается, и изменения вносятся в общий документ. Резюме – это краткая профессиональная самоаттестация претендента на какую-либо должность. Автор резюме должен предоставить работодателю сведения о своём образовании, своей специальности и квалификации, о профессиональном опыте. Также следует указать, на какую должность претендует автор, на какую зарплату он рассчитывает. Резюме пишется в такой последовательности: название вида документа, заголовок (ФИО), общая информация (контактные данные: адрес, телефон, электронная почта), цель, образование, опыт работы, дополнительные сведения, подпись, дата. 1. Заголовок резюме. Претендент указывает свою фамилию, имя и отчество. 2. Общая информация. Обязательно указывается домашний адрес (фактический и регистрации), телефон, е-mail. Можно указать дату рождения и семейное положение. 3. Цель. Претендент указывает интересующую его вакансию. Не рекомендуется указывать сразу несколько вариантов, если они не из смежных областей. Желательно для каждой интересующей вас должности составить отдельное резюме. 4. Образование. Рекомендуется сначала указывать высшее образование (какой вуз и когда закончили, полученная специальность), затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы. Если претендент получил несколько специальностей, то рекомендуется вначале указать основное образование по той специальности, которая позволяет претендовать на должность, указанную в разделе «цель». Дополнительное образование (повышение квалификации, курсы, тренинги и т. п.) имеет смысл указывать только в том случае, если оно соответствует цели. 5. Опыт работы. Обычно описывается в обратном хронологическом порядке (последнее место работы вначале). Указывается период работы, название предприятия, сфера деятельности фирмы, затем следуют должность, описание обязанностей, которые приходилось выполнять, достижения. 6. Дополнительные сведения. Перечисляются личные качества, особенно ценные для выполнения работы (готовность к ненормированному рабочему дню, к командировкам и т. п.) Рекомендуется указать степень владения компьютером и иностранным языком. Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформление резюме произвольное. Характеристика – это официальный документ, который выдаёт учебное заведение студенту или администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т.п.). В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его трудовых и моральных качеств. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; дата; подпись; печать. В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части: 1. Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование. 2. Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.). 3. Собственно характеристика, т.е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений. 4.Заключительная. Содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается в форме третьего лица единственного числа. Приказ - это правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач. Процесс подготовки приказа предусматривает стадию разработки проекта, согласования его со всеми заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, оформления и подписания документа. Основные реквизиты приказа: наименование предприятия, название вида документа (приказ), дата и номер приказа, место издания, заголовок, текст приказа, подпись, визы. ВИЗИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА — подтверждение действия документа, получение разрешения, согласия уполномоченных органов и лиц в случае, когда это предусмотрено правилами, нормами, законами. Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»: О проведении аттестации персонала организации; О создании постоянно действующей экспертной комиссии; Об упорядочении делопроизводства и исключении случаев утери документов. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать: ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту; формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа. Например: В соответствии с приказом Генерального директора от 27 мая 2002 г. № 96 «О повышении исполнительской дисциплины и ответственности работников» ПРИКАЗЫВАЮ: … В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбору на архивное хранение и к уничтожению ПРИКАЗЫВАЮ: … При ссылке на утвержденный документ указывается, каким органом (должностным лицом) и когда утвержден документ. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть начинается со слова приказываю (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля (нулевого положения табулятора) прописными буквами. После слова приказываю ставится двоеточие. Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения. Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный, нормативный или организационный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить, например: 4. Признать утратившими силу приказы Генерального директора от 05.08.99 № 75 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с обращениями граждан» и от 01.03.98 № 37 «Об утверждении Положения о приемной». Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа, например: 9. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя Генерального директора по работе с персоналом (фамилия, инициалы). Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами следующим образом: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.3.; 2.; 2.1.; 2.2.; 2.3.; 3. и т.д. При составлении приказа необходимо: увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий; излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования; намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений; обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений, должностей; указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа; соблюдать сроки подготовки проектов приказов, установленные руководством организации; указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу. Текст приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепринятые. В тексте приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п. При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, остальной текст - в приложениях к приказу. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы - положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: … (приложение 1); … (приложение 2). На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или пункту приказа относится приложение: Приложение 2 к приказу Генерального директора от 5 октября 2001 г. № 208 Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка:… (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа: (Инструкция) УТВЕРЖДЕНА приказом президента ОАО «Корунд» от 10.02.2002 № 35 Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускается. Каждое приложение визируется на последнем листе приложения руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем. Задание 1. На Московском комбинате по производству музыкальных инструментов и мебели (ГУП РОСМУЗПРОМ), действует Положение о премировании руководителей цехов, отделов и служб, утвержденное 05.01.2003 № 27. 12 апреля 2013 года директор комбината В. М. Ларионов поручил начальнику отдела труда и заработной платы Маркову Н. Г. рассчитать размер премии руководителям отделов, цехов и служб комбината по итогам работы за первый квартал к 15 апреля, а главному бухгалтеру комбината Трошиной С. Г. – организовать выплату премии к 20 апреля 2013 г. Начальник планово-экономического отдела Матвеева С. Н. и главный бухгалтер Трошина С. Г. завизировали проект приказа директора комбината. Задание 2. Директор ООО «Конверсия» Трофимов О. Ю. 7 апреля текущего года издал приказ об утверждении Положения о порядке расчетов за оказание информационных услуг. Юрисконсульту по финансово-хозяйственным вопросам Морозову В. П. и секретарю-референту Дягилевой Е. А. было поручено к 10 апреля разработать типовые формы договоров об оказании различных видов информационных услуг и строго контролировать их применение в деятельности предприятия. Ответственность за изготовление, учет и сохранность бланков договоров возложена на Дягилеву Е. А., которая вместе с юрисконсультом завизировала проект приказа. Задание 3. Руководителем Комитета по земельным ресурсам и землеустройству Федеральной службы земельного кадастра России А. Т.Кондрашовым 1 ноября текущего года был издан приказ о введении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказ издавался в соответствии с постановлением Государственного комитета по статистике от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и с целью создания в Комитете единой системы кадровой документации. Приказом вводились в действие с 1 ноября текущего года все унифицированные формы, вошедшие в Альбом УФД (унифицированных форм документации), утвержденный вышеуказанным постановлением. Проект приказа завизировали юрисконсульт Тищенко И. А., инспектор отдела кадров Жукова Т. П. Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись его на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят cследующие реквизиты: - наименование организации (структурного подразделения), - указание вида документа (протокол), - дата заседания, - номер документа, - место заседания, - гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), - заголовок, - текст, - подписи. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например, 12–14.03.2008. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года. В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание. Заголовок протокола указывает на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол; печатается текст через два интервала, после заголовка, прямо от левого поля, с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается). Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст. Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например: Смирнов В. К.: Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке? Лысиков К. П.: К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы. Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. Задание. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 543 млн. руб. Всю недостающую информации придумать самим! Докладные и объяснительные записки Единого нормативного правового акта, определяющего термин, а также регламентирующего порядок составления и оформления служебных и докладных записок, в настоящее время не существует. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом, ВНИИДАД в 1974 г., предложены следующие определения указанных терминов: - докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя; - служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию. В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации). Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель. Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации. Датой документа считается дата ее подписания. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица. - наименование структурного подразделения - автора документа; - наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; - дата, номер (не обязательно); - адресат; - заголовок; - текст; - приложение (если есть); - подпись. Объяснительная записка: 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке организации. Объяснительные записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному должностному лицу. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись. Деловая переписка Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, посылаемых по почте. Письма выступают основным средством управленческой коммуникации. Реквизиты писем: - наименование организации; - адрес организации; - дата, номер; - адресат; - ссылка на индекс и дату инициативного письма; - заголовок к тексту; - текст; - приложение к тексту; - подпись; - печать (если необходимо); - фамилия и телефон исполнителя; - гриф ограничения (если необходимо). Письма оформляются в двух экземплярах на специальных бланках для писем формата А4 и А5 - в зависимости от объема письма. Текст письма должен быть простым, последовательным, убедительным, корректным, лаконичным. Он обычно состоит из вводной и основной частей. Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма. В основной части излагаются цели: просьба, сообщение, отказ, предложение. Задание. Департамент поддержки и развития малого предпринимательства письмом за подписью зам. директора департамента Сверчкова А. В. уведомил руководство детского сада № 1586 о том, что в связи с развитием предпринимательства здание детского сада должно быть передано для технических нужд департамента. Составила письмо Иванова И.А., контактный телефон 8 (4922) 56-98-78. Акты Акты – документы, которые подтверждают установленные несколькими лицами факты, события. Обычно они составляются по результатам ревизий, при приеме-передаче документов, товарно-материальных ценностей, приеме объектов эксплуатации и в других целях. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Составляются акты на бланке предприятия. Акты состоят из вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается основание составления, состав комиссии. В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения и предложения). Акт может иметь заголовок. Подписываются акты председателем и членами комиссии, утверждаются руководителем, заверяются печатью (по необходимости). По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов: - о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка; - об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом; - об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины; - сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); - приема-сдачи (материальных ценностей, документов); - передачи-приема (дел, документов); - обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); - испытаний (образцов, систем, технологий); - ревизии, инвентаризации; - расследования аварий, несчастных случаев; - ликвидации организаций и др.