вопросы по комплектованию. Комплектование, учёт и хранение музейных фондов Структура фондов

Скачать 77.46 Kb. Название Комплектование, учёт и хранение музейных фондов Структура фондов Анкор вопросы по комплектованию.docx Дата 25.04.2017 Размер 77.46 Kb. Формат файла Имя файла вопросы по комплектованию.docx Тип Документы #2990 страница 1 из 4

1   2   3   4 Комплектование, учёт и хранение музейных фондов 1. Структура фондов. Внутри массива всех предметов, хранящихся в музее, в зависимости от их музейной значимости выделяются основной, научно-вспомогательный и другие фонды, соответствующие по статусу научно-вспомогательному Музейные предметы, отнесенные решением экспертных фондово-закупочных комиссий музеев (ЭФЗК) к тому или иному фонду, проходят регистрацию (I-я ступень учета) в книгах поступлений основного, научно-вспомогательного или других фондов. Каждый отдельный предмет получает при этом личный не повторяющийся номер по книге поступлений основного фонда (номер КП) или по книге поступлений научно-вспомогательного фонда (номер НВ). Если несколько предметов объединены в один комплекс по тому или иному признаку или смыслу, весь комплекс предметов получает единый номер КП, а каждый предмет в этом комплексе – дробный номер. В этом случае в книге поступлений производится единая групповая запись обо всем комплексе предметов, а дополнительно к книге поступлений составляется коллекционная опись на данный номер КП. Коллекционные описи являются неотъемлемой частью книги поступлений. В музейной практике встречаются ситуации, когда большую коллекцию можно полностью обработать только частями в течении длительного времени, например, нескольких лет. В этом случае в книге поступлений делают запись о принятой коллекции, но в графе «количество предметов» не ставят окончательное число. Коллекционная опись остается «открытой» и пополняется по мере обработки коллекции. Когда обработка всей коллекции заканчивается, опись закрывают, фиксируют окончательное количество предметов в коллекции и вносят эту цифру в книгу поступлений. Основной фонд в отличие от других фондов имеет дробную структуру. Предметы основного фонда делятся на коллекции по материально-предметному принципу, т.е. в зависимости от материала музейных предметов и их смыслового назначения, например, «живопись», «скульптура», «стекло», «металл», «нумизматика», «редкая книга», «минералы» и т.д. При организации фондовых помещений предметы одной коллекции хранятся по возможности в одном помещении у одного ответственного хранителя. Ошибкой считается объединение в одной коллекции предметов по науч- ной тематике, т.к. при этом в фондохранилище оказываются рядом предметы, условия хранения которых различны, например, дерево и мех, ткань и металл и т.д. Предметы каждой коллекции проходят регистрацию (II-я ступень учета) в отдельных инвентарных книгах (инвентарях). Все коллекции и их инвентарные книги должны иметь буквенные шифры (применение цифровых шифров исключается). Названия коллекций и их шифры разрабатываются и утверждаются на заседании ЭФЗК музея до начала заполнения инвентарных книг. Шифры коллекций должны быть простыми краткими и информативными, например, «ЖВ»-живопись, «СК»- скульптура, «СТ»-стекло, «МТ»-металл, «НУМ»-нумизматика, «РК»-редкая книга, «МН»-минералы и т.д. Рекомендуется применять только заглавные буквы, избегая при этом буквы «З», «О», «Х», «Ч», напоминающие написание цифр. Рационально составлять шифры коллекций из 2–3 литер, т.к. это дает возможность большего количества вариантов. Запись в инвентари ведется попредметно, и в процессе записи каждый музейный предмет получает отдельный инвентарный номер. Использование дробных номеров при этом рекомендуется избегать. Перевод предметов из одной коллекции в другую, т.е. списание из одного инвентаря и внесение этого предмета в другой инвентарь производится по решению ЭФЗК музея. В этом случае за предметом сохраняются статус предмета основного фонда и номер по книге поступлений основного фонда, поэтому разрешения вышестоящего органа на такой перевод не требуется. Перевод предметов из научно-вспомогательного фонда в основной фонд также производится по решению ЭФЗК музея, поскольку при этом статус музейного предмета повышается. Предметы, содержащие драгоценные металлы и камни, проходят регистрацию (III-я ступень) в специальных инвентарных книгах (специальных инвентарях), получая при этом третий учетный номер. Предметы нумизматики учитываются в отдельных спец. инвентарях. В каждой специальной инвентарной книге, например, «предметы (кроме нумизматики), полностью состоящие из золота, металлов платиновой группы и драгоценных камней», собираются и проходят учет предметы из разных коллекций (инвентарей) II-ой ступени, например, из предметов декоративно-прикладного искусства (ДПИ), предметов из металла (МТ) и других. 2. Первая форма учёта: основная документация. Государственный учет музейных фондов предусматривает два этапа, которые отражают степень изученности музейных предметов: первичная регистрация поступивших в музей предметов и инвентаризация, то есть научная регистрация музейных предметов. Юридическое оформление принадлежности предметов музею и прав музея на эти предметы начинается с акта приема предметов на постоянное хранение. Этот документ составляется не менее чем в трех экземплярах, подписывается главным хранителем (заведующим фондами), лицом, хранившим предметы до решения фондово-закупочной комиссии; и лицом, принявшим их на материальное хранение. Акт утверждается директором музея и скрепляется печатью музея. Прием предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, орденов и медалей, а также оружия определяется особыми нормативными документами. Прежде чем поступить в соответствующее фондовое подразделение, предметы проходят первичную регистрацию, которая окончательно закрепляет их принадлежность данному музею. Они вносятся в книгу поступлений музейных предметов (основного фонда) или в книгу учета научно-вспомогательных материалов по форме, определенной инструкцией (см. Прил. № 3, 4, 5). В естественно-научных музеях сырьевые материалы регистрируются в книге учета сырьевых научных материалов. Предметы, поступившие в музей на временное хранение, вносятся в книгу поступлений во временное пользование. Возвращаются они по акту, который составляется по распоряжению директора и подписывается главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, хранившим предмет; и лицом, временно принявшим его на материально ответственное хранение. Цель книг поступлений как государственного документа охранного порядка – зарегистрировать предмет под определенным номером и дать краткое его описание, исключающее подмену предмета, а в случае утери или кражи облегчающее его розыск. Порядковый номер по книге поступлений (КП), присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в акте его приема в музей, а также на самом предмете вместе с шифром музея, например: ГИМ, КП – 112408. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (нумизматическая коллекция, фотоматериалы и др.) допускается их групповая запись в книге поступлений при наличии коллекционной или полевой описи. В этом случае количество поступивших предметов отражается в соответствующих порядковых номерах книги поступлений (например, КП – 1760–1870) или фиксируется дробными порядковыми номерами (например, КП – 1760/1 – ПО). Однако уникальные материалы всегда записываются индивидуально. Групповая запись предметов из драгоценных материалов и драгоценных камней также запрещается. Таким образом, понятия единица учета и единица хранения, могут обозначать как отдельный музейный предмет, так и группу предметов (коллекцию, комплект), если они зарегистрированы в учетных документах под одним номером. Регистрация в книге поступлений музейных предметов производится с учетом всех сведений, зафиксированных в актах приема и полевой документации. Описание предмета делается на основе результатов его атрибуции, полученных к моменту его первичной регистрации. Уникальные предметы в обязательном порядке фотографируются. В книге поступлений фиксируются также данные о времени, источнике, способе поступления предмета, его сохранности, стоимости (при покупке), сопроводительных документах. Проставляется номер акта, дата записи. Книга поступлений, как документ охранного порядка, до заполнения оформляется соответствующим образом: листы пронумеровываются, прошнуровываются, книга подписывается и опечатывается печатью вышестоящей инстанции. Все записи делаются четко, разборчиво, без подчисток, а их исправление допускается лишь в крайних случаях, при этом старые и новые записи должны четко читаться. Незначительные исправления заверяются специальной записью в примечаниях книги за подписями директора и главного хранителя, заведующего отделом учета, хранителя предмета. Подписи скрепляются печатью музея. Все существенные исправления в книге поступлений (атрибуция, сохранность, размер, материал и т.п.) делаются только на основании специальных актов, подписанных директором или его заместителем по научной работе, главным хранителем, заведующим фондовым подразделением, и заверяются ответственным за первичный учет лицом. Юридические документы первичного учета тщательно сохраняются; доступ к ним имеет ограниченный круг лиц. Между тем в информации, которую они содержат, нуждаются не только сотрудники музея, но и исследователи из других учреждений. Поэтому уже на стадии первичного учета создается система картотек – карточных, а в последние годы и электронных. Особенно необходима учетная картотека, выполняющая информационную функцию книги поступлений. Составляющие ее карточки идентичны по содержанию записям в книге поступлений и расположены в порядке ее номеров. На временные поступления также составляется картотека, систематизированная по источникам поступления. После регистрации в книгах поступлений предметы передаются в фондовые подразделения хранителям по актам на материально-ответственное хранение (см. Прил. № 6). 3. Этапы постановки на учёт музейных предметов. Учет музейных фондов проходит в три этапа. На первом этапе, практически в процессе комплектования, происходит первичная обработка материалов, поступивших в музей. До решения фондово-закупочной комиссии или в случае принятия предметов на временное хранение, реставрацию и другие цели законность пребывания предмета в музее удостоверяет акт приема или квитанция о приобретении, покупке и т.д. Если предмет покупается, то отдельно следует получить письменное согласие владельца с назначенной суммой покупки, а также счет владельца (это касается как физических, так и юридических лиц, в том числе магазинов и иных торговых предприятий). Прием музеем предметов из драгоценных металлов и камней, орденов и медалей, холодного и огнестрельного оружия регламентируется, кроме общих правил, еще и специальными нормативными актами. На основе положительного решения фондово-закупочной комиссии (это касается и случаев временного хранения) акт приема подписывается главным хранителем музея, утверждается директором и скрепляется печатью музея («гербовой»). Только после этого он становится официальным документом и принимается к исполнению. Предметы основного и обменного фондов регистрируются вместе. Принадлежность предметов основному или обменному фонду фиксируется в каталоге музея при помощи записи на учетной карточке. Предметы вносятся в книгу поступлений музейных предметов или в книгу учета научно-вспомогательного материала. Научно-вспомогательные материалы учитываются только на первом этапе. Кроме того, у естественнонаучных музеев и отделов природы краеведческих музеев могут быть книги учета научно-сырьевых материалов. Регистрация музейных предметов в книге поступлений осуществляется попредметно или групповой записью (если речь идет о коллекции), чему соответствует одна единица хранения. До внесения предметов в книгу поступлений заполняются учетные карточки. Содержание карточки дублирует графы книги поступлений. Учетные карточки, расположенные в порядке возрастания номеров согласно книге поступлений, составляют учетные картотеки основного и научно-вспомогательного фондов, которые послужат основой для установления данных о музейных предметах и сопутствующих им материалах, а также для составления других картотек музея. На втором этапе учета фондов музейные предметы поступают в соответствующее фондовое подразделение, проходят научную инвентаризацию, фиксирующую принадлежность предметов конкретному подразделению, а также данные, полученные в процессе изучения предмета. На этом этапе заполняются книги научной инвентаризации (научные инвентари) – книги научного описания музейных предметов. Они заполняются отдельно по каждому типу источников51, предметы систематизируются по группам материалов и только попредметно. На сами предметы наносится шифр подразделения, конкретной группы, в которую он передан, порядковый номер по книге научной инвентаризации. Нанесение шифра не должно повредить предмет, поэтому для этого существуют определенные правила: шифр может наноситься как на сам предмет (например на археологические находки из камня, керамики), так и на бирку, которая крепится к предмету. К книгам научной инвентаризации в юридическом отношении приравниваются описи архивных фондов. Письменные источники на стадии научной инвентаризации учитываются по правилам, разработанным руководящими органами Государственной архивной службы. Как и при составлении учетных книг, перед записью в инвентаре идет заполнение инвентарной карточки (карточки научного описания), дублирующей его графы. Инвентарные карточки, расположенные в порядке возрастания номеров, образуют картотеку, идентичную по своим функциям учетной. Учетная документация музея – документация строгой отчетности. Все книги поступлений и научные инвентари до их заполнения прошнуровываются, листы нумеруются, книги подписываются и опечатываются вышестоящей инстанцией. Исправления в книгах оформляются по правилам, предусмотренным Инструкцией по учету и хранению. В отечественном музейном деле учетная документация обязательно ведется на бумажном носителе и предоставляется в подлиннике, т.к. электронные документы и каталоги, факсы, заверенные нотариально копии и т.п. не имеют юридической силы52. Закрепленные за музеем и классифицированные предметы каталогизируются. Каталогизация в музее представляет собой совокупность работ по созданию каталогов музейных фондов. Музейный каталог – это аннотированный перечень предметов, входящих в фонды, расположенных в определенном порядке (в соответствии с принятой в какой-либо профильной дисциплине системой классификации или по иным критериям: хронологическому, географическому, принадлежности определенному лицу и т.д.) (рис. 62). Каталоги можно разделить на разные группы: 1) по полноте отражения музейных фондов – на общие (государственный каталог музейного фонда, общий каталог фондов какого-либо музея), специальные (каталоги отдельных фондов или коллекций); 2) по способу систематизации информации – на систематические (представляющие информацию в соответствии с принятой в данной стране системой индексов профильных дисциплин и их разделов) и алфавитные (построены по алфавитному принципу); 3) по способу записи информации – на бумажных носителях, на электронных носителях. Как уже упоминалось, в практике отечественного музейного дела электронные каталоги и базы данных не могут заменить учетную документацию. Зато электронные каталоги и базы данных – прекрасное средство облегчить работу по учету музейных фондов и их дальнейшее использование, расширить доступ к коллекциям музея для научного исследования и просветительской работы. Музейные каталоги служат основой для составления Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации – учетного документа, содержащего основные сведения о каждом музейном предмете и каждой музейной коллекции, включенной в состав Музейного фонда РФ. Ведение Государственного каталога осуществляется федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры (Министерство культуры РФ). Третий этап учета наступает тогда, когда происходят внутримузейные и внемузейные выдачи. Для оформления выдачи музейных предметов необходимо: подать ходатайство музея в министерство; получить приказ министра или его заместителя, разрешающий данные действия; на основании приказа составить акт выдачи с указанием причин, возможного использования, сроков и т.д. Если перемещение предмета предполагает его вывоз за рубеж, следует получить разрешение на вывоз53. Лицо или учреждение, предоставляющее музею или иному учреждению для экспонирования принадлежащие ему материалы, называется экспонентом (рис. 63). В случае утраты музейных предметов (хищения, разрушения и т.п.) они могут быть списаны только с разрешения министра по ходатайству музея. Для перевода предмета из основного фонда в фонд научно-вспомогательных материалов также требуется разрешение министра. Разрешение на временные внутримузейные выдачи дает главный хранитель (о чем также составляется соответствующий акт). Такие действия, как перевод предмета или коллекции на постоянное хранение из одного фондового подразделения в другое, из научно-вспомогательного фонда в основной и т.п., оформляются решением фондово-закупочной комиссии и удостоверяются соответствующим актом. Внемузейные выдачи, передача и списание научно-вспомогательных материалов в музеях федерального и республиканского, ведомственного подчинения производятся по распоряжению директора музея или соответствующего учреждения (для ведомственных музеев), а в музеях местного подчинения – по распоряжению органов управления культурой. Итоги движения фондов ежегодно отражаются в отчете музеев. Периодически в музеях проводится сверка фондов (их переучет с целью выяснения соответствия ранее созданным учетным документам). Каждый предмет, входящий в фонды, сличается с учетной документацией. После проведения учета отдельные музейные предметы и коллекции поступают на хранение, причем срок этого хранения в идеале – вечность. Решением задачи «как этого достичь» занимаются в процессе осуществления такого направления научно-фондовой работы, как хранение музейных фондов. 4. ЭФЗК: цели и задачи комиссии. Выявленные культурные ценности подлежат экспертизе в целях определения их историко-культурного, научного, художественного и музейного значения. Экспертиза культурных ценностей производится на основе комплексной атрибуции, основными принципами которой является установление: - авторства, темы, сюжета, стилистических особенностей, информативности; - датировка, место создания и бытование; - видовой принадлежности (для естественнонаучных коллекций); - материала и способа изготовления; - размера, цвета, формы, устройства, массы драгоценных металлов и драгоценных камней; - социальной и этнической принадлежности - принадлежности конкретному историческому лицу; - типологических признаков; - состояния сохранности. Экспертизу культурных ценностей с целью последующего включения в состав Музейного фонда Российской Федерации, выявленных музеем, осуществляет экспертная фондово-закупочная комиссия музея (далее – ЭФЗК), являющаяся постоянно действующим совещательным органом музея, функционирующим в соответствии с положением, утверждаемым директором музея в порядке, предусмотренном уставом музея. Персональный состав ЭФЗК утверждается директором, если иное не предусмотрено уставом музея. В филиалах музея ЭФЗК не образуется. Сотрудники филиала могут входить в состав ЭФЗК головного музея. Основными функциями ЭФЗК являются: - экспертиза выявленных культурных ценностей; - оценка их стоимости в случае закупки; - отнесение вновь поступивших музейных предметов и музейных коллекций к одному из фондов музея; - классификация фондов музея по коллекциям, образование новых фондовых коллекций и установление их шифров; - установление дополнительных сроков регистрации музейных предметов и музейных коллекций в учетной документации в случаях единовременного поступления их в большом объеме (археология, нумизматика, архивные документы, геологические, палеонтологические, ботанические, зоологические и другие образцы), когда их регистрация не может быть проведена в сроки, установленные Инструкцией; - согласование внутримузейных нормативных локальных актов, регулирующих вопросы учетно-хранительской деятельности; - подготовка заключений о возможности и целесообразности выдачи музейных предметов и музейных коллекций в постоянное и временное пользование, обмена, списания; - определение страховой оценки музейных предметов, выдаваемых во временное пользование, в том числе на зарубежные выставки; - рассмотрение и утверждение актов проверок наличия музейных предметов и музейных коллекций; - утверждение изменений в описании музейных предметов по результатам новой атрибуции, реставрации, научных исследований и другим причинам; - принятие решений о переводе музейных предметов из одной фондовой коллекции в другую; - рассмотрение вопросов о целесообразности и необходимости замены (переписки) учетной документации. ЭФЗК в пределах своей компетенции имеет право: - информировать руководство музея по вопросам, относящимся к ее компетенции; - заслушивать и давать рекомендации руководителям структурных подразделений и отдельным сотрудникам музея по вопросам учетно-хранительской деятельности и обеспечения сохранности музейных предметов и музейных коллекций; - запрашивать от руководителей структурных подразделений и отдельных сотрудников письменные объяснения о причинах утраты, порчи и разрушении музейных предметов и музейных коллекций, - вносить предложения и запрашивать дополнительные заключения, необходимые для проведения экспертизы музейных предметов и музейных коллекций; - возвращать на доработку некачественно и небрежно подготовленные к заседанию ЭФЗК документы. В состав ЭФЗК входят руководители структурных подразделений музея, а также отдельные высококвалифицированные сотрудники. Председателем ЭФЗК может быть директор, главный хранитель музея или заместитель директора по научной работе. Заседания ЭФЗК проводятся в соответствии с годовым планом работы музея, но не реже 1 раза в квартал. Руководители структурных подразделений музея обязаны представить секретарю ЭФЗК все необходимые материалы и предложения для включения в повестку дня очередного заседания ЭФЗК, не позднее, и чем за 10 дней до назначенной даты заседания. Принятые ЭФЗК решения считаются правомочными при участии в заседании не менее 2/3 ее состава. Решения принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭФЗК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭФЗК. Особое мнение членов ЭФЗК, выраженное в письменной форме и приобщается к протоколу ЭФЗК. Право решающего голоса имеют только члены ЭФЗК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют. Решение ЭФЗК оформляется протоколом, в котором указываются фамилия, имя, отчество, должность каждого из присутствовавших на заседании членов комиссии и приглашенных лиц, повестка дня, аргументированное обоснование решения . К протоколу прилагаются: - карточка-обоснование приема культурных ценностей в состав музейных фондов, подготовленная специалистами музея ; - экспертные заключения сторонних специалистов; - заявление владельца о передаче предметов или коллекций в дар, на закупку, обмен; - копия акта временного хранения; - фотографии (при необходимости); В случае рассмотрения вопросов о приеме музейных предметов и музейных коллекций в дар (пожертвование) протокол составляется в 2-х экземплярах, один из которых хранится у секретаря ЭФЗК, а второй передается в отдел учета. В случае рассмотрения вопросов о приобретении музейных предметов и коллекций протокол составляется в 3-х экземплярах, третий из которых передается в бухгалтерию музея для произведения расчетов с собственником. Протокол подписывается председателем, секретарем, всеми членами ЭФЗК, присутствовавшими на заседании, и регистрируется в журнале регистрации протоколов ЭФЗК. Решения ЭФЗК вступают в силу после утверждения протокола директором. Подпись директора скрепляется печатью музея. Ведение делопроизводства ЭФЗК, хранение и использование документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагается на секретаря ЭФЗК. 5. Вторая форма учёта: инвентарные книги. При этом музейные предметы, в отличие от научно-вспомогательных материалов проходят второй этап учета – инвентаризацию, которая представляет собой основную форму изучения, описания и научного определения предметов основного фонда. Осуществляется она при помощи книг научной инвентаризации – научных инвентарей. Будучи юридическими документами, они оформляются так же, как и книги поступлений. Запись в научный инвентарь делается только попредметно и в соответствии с установленной инструкцией формой (см. Прил. № 7, 8). Она основывается на дальнейшей, более глубокой работе специалиста по определению музейного предмета. В научном инвентаре дается точное наименование предмета, его подробное описание с перечнем всех имеющихся клейм, монограмм, подписей и надписей. Вносятся данные об авторе, месте и времени создания и бытования, истории предмета, касающихся его публикациях, материале и технике изготовления, размере и весе (для предметов из драгоценных металлов и камней), степени сохранности. В соответствующих графах указываются учетные обозначения, старые учетные обозначения (если они имеются), номера фотонегативов (если предмет сфотографирован), данные об источнике и способе поступления, цене и пр. Музейные предметы при инвентаризации систематизируются в соответствии со структурой (строением) основного фонда. Поэтому каждое фондовое подразделение обычно имеет несколько научных инвентарей, в соответствии с принятой в нем классификацией по группам музейных предметов. Каждый предмет, записанный в научном инвентаре, получает свой номер, который проставляется на нем и в книге поступлений. Таким образом, музейный предмет в итоге обретает два номера: по книге поступлений и по научному инвентарю. Запись в научный инвентарь делается на основе предварительно составленной карточки научного описания предмета, графы которой должны соответствовать графам инвентаря (см. Прил. № 9). Заполняется она в процессе определения музейного предмета и фиксирует результат изучения всех основных его признаков. До занесения в научный инвентарь текст описания должен предварительно визироваться заведующим фондовым подразделением, заместителем директора по научной части или главным хранителем. В процессе научного описания содержание карточки может дополняться, уточняться и даже меняться. При этом все изменения, вносимые в научный инвентарь, оформляются по тем же правилам, что и в книгах поступлений. На основе карточек научного описания музейных предметов создается инвентарная картотека, выполняющая информационные функции книг инвентарного описания и служащая основой для научной каталогизации фондов. Для того чтобы быстро находить предметы, составляется топографическая картотека, а также топографическая опись, где фиксируется место хранения каждой единицы учета. В каждом фондовом подразделении создаются и картотеки на предметы научно-вспомогательного фонда. Закрепленные за музеем и классифицированные предметы каталогизируются. Каталогизация в музее представляет собой совокупность работ по созданию каталогов музейных фондов. Музейный каталог – это аннотированный перечень предметов, входящих в фонды, расположенных в определенном порядке (в соответствии с принятой в какой-либо профильной дисциплине системой классификации или по иным критериям: хронологическому, географическому, принадлежности определенному лицу и т.д.) (рис. 62). Каталоги можно разделить на разные группы: 1) по полноте отражения музейных фондов – на общие (государственный каталог музейного фонда, общий каталог фондов какого-либо музея), специальные (каталоги отдельных фондов или коллекций); 2) по способу систематизации информации – на систематические (представляющие информацию в соответствии с принятой в данной стране системой индексов профильных дисциплин и их разделов) и алфавитные (построены по алфавитному принципу); 3) по способу записи информации – на бумажных носителях, на электронных носителях. Как уже упоминалось, в практике отечественного музейного дела электронные каталоги и базы данных не могут заменить учетную документацию. Зато электронные каталоги и базы данных – прекрасное средство облегчить работу по учету музейных фондов и их дальнейшее использование, расширить доступ к коллекциям музея для научного исследования и просветительской работы. Музейные каталоги служат основой для составления Государственного каталога Музейного фонда Российской Федерации – учетного документа, содержащего основные сведения о каждом музейном предмете и каждой музейной коллекции, включенной в состав Музейного фонда РФ. Ведение Государственного каталога осуществляется федеральным органом исполнительной власти, на который возложено государственное регулирование в области культуры (Министерство культуры РФ). 6. Постановка на учёт предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней. Учет музейных предметов и музейных коллекций из драгоценных металлов и драгоценных камней осуществляется в 3 этапа, которые предусматривают следующую регистрацию: - в книге поступлений основного фонда; - в инвентарных книгах; - специальных инвентарных книгах. Музеи, осуществляющие в соответствии со своей уставной деятельностью собирание, учет, хранение и использование предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, обязаны зарегистрироваться в государственной инспекции пробирного надзора, в районе деятельности которой они расположены. Документом, подтверждающим постановку на учет, является регистрационное удостоверение соответствующей государственной инспекции пробирного надзора. При организации новых музеев, заявление о регистрации подается в соответствующую государственную инспекцию пробирного надзора не менее чем за месяц до открытия музея. Не имеют право хранить предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней, в том числе ордена и медали: - структурные подразделения юридических лиц, выполняющие отдельные музейные функции. - музеи, не имеющие надлежащих условий для обеспечения сохранности данной категории музейных предметов, установленных Инструкцией. Экспертизу и проверку состояния учета и хранения предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней в установленном порядке осуществляет Российская государственная пробирная палата при Минфине России и государственные инспекции пробирного надзора. Ответственными хранителями предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней могут быть хранители фондов, имеющие высшее образование, проработавшие в одном из хранительских отделов музея не менее двух лет, прошедшие специальную подготовку (стажировку) по разделу учетно-хранительской работы с предметами из драгоценных металлов и драгоценных камней и аттестованные комиссией музея на знание требований, установленных Инструкцией. Хранители фондов музейных предметов и музейных коллекций из драгоценных металлов и драгоценных камней назначаются на должность приказом директора музея по согласованию с учредителем музея. Основные функции, права и обязанности хранителя фондов музейных предметов и музейных коллекций из драгоценных металлов и драгоценных камней должны соответствовать функциям, правам и обязанностям хранителя фондов, указанным в Инструкции. При обмере предметов, состоящих целиком из драгоценных металлов и драгоценных камней, указывается высота, ширина и глубина предмета, диаметр (если предмет правильной круглой формы) с точностью до одного миллиметра. - «наименование, проба, масса драгоценных металлов, количество и масса в каратах драгоценных камней» о наименовании драгоценного металла, его пробе и массе в лигатуре, чистоте, наименовании, количестве драгоценных камней и массе драгоценных камней в каратах Если драгоценный металл является составной частью предмета, указывается общий вес предмета, название, проба и масса каждого драгоценного металла, который входит в качестве составной части в этот предмет. При наличии в составе предмета драгоценных камней указывается их название, количество, размер и масса в каратах; - «сохранность» о состоянии сохранности предмета на момент регистрации. При этом фиксируются все имеющиеся дефекты (прорывы, осыпи красочного слоя, трещины, вздутия, сколы, потертости, поломки, обрезы, отсутствие какой-либо части или детали предмета), отмечается количество пустых гнезд, указываются места и размеры значительных повреждений. Не допускаются формулировки: «сохранность плохая», «хорошая» или «имеются повреждения». Если видимые повреждения не выявлены, следует использовать формулировки: «заметных повреждений нет», «олифа не потемнела» иподобные. При описании состояния сохранности графических, рукописных и печатных материалов вначале фиксируется состояние сохранности лицевой стороны, а затем описывается состояние сохранности оборотной. В графе «сохранность» кратко указываются сведения о реставрации предмета со ссылкой на номер реставрационного паспорта; - «источник и способ поступления» - ссылка на номер и дату Акта ПП, Акта ОХ и указанием на способ поступления - экспедиция, закупка, дар, пожертвование, обмен. - «учетные обозначения по КП и специальным инвентарным книгам» предназначены для достижения взаимосвязи между книгами учета; - «номера негативов или изображений на электронных носителях» предназначены для получения информации о фотофиксации оригинала; - «примечание» - указывается местонахождении предмета, информация о проверках наличия, изменениях в атрибуции, датировках и прочие сведения с обязательной ссылкой на протокол ЭФЗК. 7. Постановка на учёт оружия. Музеи должны иметь лицензию, дающую право хранить и экспонировать оружие. Музеи должны иметь следующие документы: 1 - протокол ФЗК с обозначенным знаком оружия. 2 – заверенная копия договора купли 3 – заявление владельца, акт 4 – акт 5 – документы на право собственности владельца Имея данные документы, музей пишет заявление для постановки оружия на учет. 8. Движение музейных фондов: основная документация. Внутренние передачи музейных предметов и музейных коллекций из хранительских отделов в экспозицию, на выставку, экспертизу, реставрацию и в иных целях производятся по акту внутримузейной передачи Акты внутримузейной передачи регистрируются в специальных журналах, которые ведутся в отделе учета. Основанием для оформления акта внутримузейной передачи являются: - приказ директора музея о подготовке экспозиции или выставки, содержащим указание о назначении должностного лица, ответственного за хранение музейных предметов в экспозиции или на выставке; - протокол реставрационного совета о реставрации или экспертизе музейных предметов; - протокол ЭФЗК о перемещении музейных предметов и музейных коллекций из одного хранительского отдела в другой. После завершения работы над экспозицией или выставкой на основании внутримузейных актов передачи составляется топографическая опись экспозиции или выставки (далее – экспозиционная опись) В целях получения оперативной информации может быть выполнена графическая схема или фотофиксация размещения музейных предметов, витрин, стендов в экспозиции или на выставке. Один экземпляр топографической описи находится на хранении в отделе учета, а остальные – у должностных лиц, назначенных ответственными за хранение экспозиции или выставки. Для смотрителей музейных должны быть сделаны выписки из экспозиционной описи на закрепленные за ними экспозиционно-выставочные залы. В конце каждого текущего года отдел учета вместе с лицами, ответственными за хранение предметов, находящихся в экспозиции, осуществляют проверку экспозиционной описи, при необходимости вносят в нее соответствующие изменения и оформляют новую опись. Возврат музейных предметов из экспозиции или выставки, реставрации в фондохранилище оформляется соответствующим актом внутримузейной передачи. Перечень должностных лиц, которым предоставлено право утверждения актов внутримузейной выдачи, экспозиционной описи устанавливается внутримузейной инструкцией. Порядок оформления временной выдачи из музея музейных предметов и музейных коллекций в пределах Российской Федерации Выдача музейных предметов и музейных коллекций во временное пользование в другие музеи, иным юридическим лицам, расположенным на территории Российской Федерации, для использования их в экспозиционно-выставочных целях, экспертизы, атрибуции, реставрации и иных целях производится на основании письменного разрешения учредителя. Выдача музейных предметов религиозного назначения из государственных и муниципальных музеев в безвозмездное пользование религиозным организациям на определенный срок, в совместное использование или на период существования религиозной организации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. В целях оформления разрешительной документации на временную выдачу музей предоставляет учредителю: - ходатайство о выдаче музейных предметов во временное пользование с указанием места, цели и сроков выдачи; - копия договора между заинтересованными сторонами об условиях, сроках временного пользования и видах использования музейных предметов; - выписка из протокола ЭФЗК о возможности выдачи предметов с утверждением страховых оценок выдаваемых предметов в рублях; - выписка из протокола реставрационного совета музея о состоянии сохранности и возможности транспортировки выдаваемых предметов; - копия полиса страхования музейных предметов на период их транспортировки или полного страхования «от гвоздя до гвоздя». - справка о системе безопасности места экспонирования музейных предметов и музейных коллекций; - нотариально заверенные копии Устава и свидетельства о государственной регистрации религиозной организации (при выдаче данным организациям). Предметы из драгоценных металлов и драгоценных камней выдаются на срок не более одного года. Разрешение учредителя является основанием для оформления акта выдачи музейных предметов во временное пользование (шифр - «ВВ»). Акт ВВ должен содержать: - наименование организации, - ссылка на разрешение учредителя, - цель выдачи - срок выдачи Предметы перечисляются с указанием каталожных данных, массы и пробы для предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, полного набора учетных обозначений, состояния сохранности и страховой оценки каждого предмета. Акт ВВ подписывается представителями передающей и принимающей стороны, утверждается директором выдающей стороны, скрепляется печатью музея и регистрируется в соответствующем журнале регистрации. Один экземпляр Акта ВВ находится на хранении в Отделе учета, второй передается ответственному хранителю, третий вручается представителю принимающей стороны. Продление срока временной выдачи осуществляется по решению учредителя на основании ходатайства музея, выдавшего предметы во временное пользование, с приложением к нему протоколов ЭФЗК, реставрационного совета музея и дополнительных соглашений к договору. При выдаче музейных предметов на срок более одного года принимающая сторона обязана ежегодно подтверждать наличие и состояние сохранности принятых во временное пользование предметов. Контроль за своевременным возвратом предметов, выданных во временное пользование, осуществляет отдел учета. При возврате предметов составляется акт возврата, в котором дается подробное описание состояния сохранности возвращенных предметов. При поступлении предметов во временное пользованием музеем оформляется акт приема предметов во временное пользование с шифром – «ПВП». В Акте ПВП предметы перечисляются с указыванием полного набора учетных обозначений, каталожных данных и подробного описания состояния сохранности. При одновременном приеме большого количества предметов (более 10) к Акту ПВП может быть составлена коллекционная опись. Акт ПВП подписывается представителями принимающей и передающей сторон, утверждается директором или главным хранителем музея, скрепляется печатью музея, принявшего предметы. Акт ПВП составляется в 3-х экземплярах: один находится на хранении в Отделе учета, второй вручается передающей стороне, третий – лицу ответственному за хранение предметов, принятых во временное пользование. Акты ПВП регистрируются в специальной журнале, который до заполнения должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией. Порядок учета принятых во временное пользование музейных предметов и музейных коллекций, культурных ценностей устанавливается внутримузейной инструкцией и может предусматривать: - регистрацию в специальной книге временных поступлений либо регистрацию по журналу регистрации актов ПВП, которые до заполнения должна быть оформлена в соответствии с Инструкцией; - ведение учета по книге регистрации актов ПВП. В этом случае порядковый номер Акта ПВП с дробными номерами, соответствующими количеству принятых по нему предметов, становится учетным номером временного хранения. Не разрешается выдача сторонним организациям музейных предметов и музейных коллекций и культурных ценностей, находящихся на хранении в музее: - не имеющих полного набора учетных обозначений - без указания в акте ВВ полного набора учетных обозначений; - без письменного согласия пользователей или собственников; - частным лицам, за исключением струнных музыкальных инструментов и смычков из Государственной коллекции уникальных музыкальных инструментов.   1   2   3   4