Українське ділове мовлення. ЕКЗАМЕН. Українське ділове мовлення Відповіді до екзамену Автобіографія
 Скачать 240.5 Kb.
|
Доповідна записка про участь в олімпіадіЗгідно з наказом № 7-6 від 19.03.2002 я, учитель історії України Осташ О. Ю., очолював учнівську делегацію у складі 10 осіб до м. Київ, де 24—27.03.2002 відбувалася національна шкільна олімпіада з історії. Учнь 10-Б кл. Галич В. Д. й учениця 8-А кл. Федоровська С. Ю. стали переможцями олімпіади й посіли відповідно II та III місця. Прошу розглянути питання про заохочення зазначених вище учнів. Вважаю, що вони гідно репрезентували рідну школу, місто та область на олімпіаді такого високого рівня. 29.03.2002 (підпис) 6. Доручення. Доручення (довіреність) - документ (письмове уповноваження), за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридичні дії або представницькі функції з (перед) третіми особами й цим створювати для останнього правові наслідки. Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові). Офіційне доручення укладається на спеціальному чн загальному бланку формату А4 або А5 з обов'язковим зазначенням повної назви організації та її юридичної адреси. Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на три види: разові на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей чи одержання стипендії, заробітної плати, пенсії, переказу й т. ін.); спеціальні на здійснення приватною чи службовою особою однотипних учинків (представництво в органах суду, виконання господарських і банківських операцій у межах певного терміну й т. ін.); генеральні (загальні) на виконання розширених повноважень (здійснення операцій, пов'язаних з управлінням та володінням нерухомим і рухомим майном, банківських операцій, одержання та надсилання кореспонденції, представницьких функцій у суді й т. ін. з правом передоручення третій особі). Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне) й літерами (генеральне, загальне). Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо термін дії доручення не зазначений, воно зберігає юридичну силу протягом року з дня його укладання. Недатоване доручення не має юридичної сили. Особа чи установа, яка уклала доручення, може в будь-який час його скасувати, а особа, якій доручення видано - відмовитися від нього. Угода про відмову від цього права недійсна. Із припиненням дії доручення втрачає силу будь-яке передоручення третій особі. Текст особистого доручення пишеться в довільній формі, але обов'язково слід зазначити такі відомості: 1. Назва документа. 2. Місце укладання, число, місяць, рік (для генерального доручення літерами й без скорочень). 3. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові довірителя. 4. Домашня адреса довірителя (для генерального доручення). 5.Прізвище, ім'я та ім'я по батькові; дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення. 6. Зміст дій, обов'язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа. 7.Термін дії доручення. Разового - цифрами, а спец-го й генерального - літерами. 8.Підпис довірителя (праворуч). 9. Дата укладання документа (для разового доручення пишеться цифрами). 10. Завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснено підприємством, де він працює, закладом, де навчається, ЖРЕД за місцем його проживання, або будь-якою нотаріальною конторою. 11. Посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчувач. 12. Запис про стягнення державного мита (для генерального доручення). 13. Номер, під яким зареєстровано документ (для генерального доручення). 14. Печатка організації, закладу, де працює засвідчувач. 15. Дата засвідчення вказується цифрами, а для спеціального й генерального доручення літерами (ліворуч). Усі вільні місця, графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати. ДорученняЯ, Безсонов Валерій Лукич, студент економічного ф-ту групи ЕФ-42 ХНУ, доручаю Євгеньєву Олексієві Микитовичу, за його паспортом серії БА № 447019, виданим 10.03.91 ЦВМ Індустріального РВХМУУ МВС України в Херсонській обл., отримати в касі ун-ту належні мені гроші для відрядження згідно з наказом № 146 від 15.04.2002. 17.04.2002 (підпис) Підпис студ. Безсонова В. Л. засвідчую: Декан екон. ф ту (підпис) А. І. Смолич 19.04.2002 (печатка) 7. Заява. Заява - вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси. Розрізняють два основних види заяв: особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику; службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації, які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо. Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо). За походженням заяви бувають: 1. Зовнішні: а) особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих); б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами. 2. Внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги. Реквізити заяви: 1. Адресат (з великої літери праворуч) - посада, назва установи, прізвище та ініціали посадової особи, на ім'я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю). 2. Адресант (без прийменника з малої літери) посада, звання, назва закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова). 3. Назва документа. 4. Текст (з великої літери, з абзацу). 5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації. 6. Дата написання (ліворуч). 7. Підпис адресанта (праворуч). Для одержання додаткових авансів чи позик укладається заява-зобов'язання У цьому документі крім обґрунтованого прохання про надання певної суми зазначаються гарантований термін і спосіб її повернення, відомості про постійне місце роботи й заробітну плату та дані особистого документа (паспорта). Різновидами заяв також є позовні заяви, які подаються до суду. Характерною особливістю позовних заяв є те, що позивач повинен якомога детальніше, послідовно й логічно викласти конкретні факти, що стали причиною звернення до суду, зазначивши місце та роль відповідача в картині подій, указати прізвища очевидців, свідків, запропонувати матеріальну оцінку відшкодування тощо залежно від змісту заяви з обов'язковим посиланням на відповідні статті ЦК чи КПК України, КпШС України. Додатками до позовної заяви можуть бути висновки експертів, оригінали чи копії документів, квитанції про сплату витрат, рукописи творів, довідки тощо. 8. Звіт. Звіт - документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу. Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми. Реквізити: 1. Ґриф затвердження праворуч (для зовнішніх). 2. Штамп установи (якщо не на бланку) - для зовнішнього документа. 3. Назва документа. 4. Заголовок, який має такі дані, як: - «про роботу атестаційної комісії»; «про роботу відділу...», «про педагогічну (виробничу) практику...» тощо; - термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002, за І квартал 2002 р. тощо); - статус, посада й місце роботи (навчання) укладача; прізвище та ініціали укладача. 5. Текст, який має такі частини: - вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період); - основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо); - висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє). 6. Додаток (якщо є): - службова (доповідна, пояснювальна) записка; довідкові матеріали; - квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності). 7. Підпис автора документа. 8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх). 9. Дата укладання. 10. Печатка (для зовнішніх). Звіт про педагогічну практику студента групи ГЕ-41 географічного ф-ту ХНУ їм. В. Каразіна Божедая В. І. Практику проходив із і0.02.2002 до 22.03.2002 в СШ м. Золочів Харківської обл. У школі було створено належні умови для проходження практики. В одному класі було поєднано викладання географії та історії, що створювало певні складнощі в розміщенні наочності та приладів. Кабінет та географічний майданчик достатньо обладнано технічними засобами, але бракує сучасних мап, атласів, нових підручників та довідково-методичної літератури. За час практики: 1) провів 10 уроків із географії, 4 з них залікові, які проаналізували вчитель-методист і керівник практики; 2) брав участь в обговоренні та аналізі 4 уроків інших практикантів; 3) зібрав інформаційно-довідковий матеріал для написання реферату «Екологічна абетка»; 4) розробив і виготував 2 комплекти роздаткового матеріалу (анкети); 5) підготував і провів виховний захід «Дбай про майбутнє сьогодні»; 6) брав участь у засіданнях гуртка «Екологія рідного краю» та в укладанні загальношкільної програми «Позакласна краєзнавча робота» на 2002/2003 навч. р. Успішному проведенню практики значною мірою сприяли допомога й доброзичливе ставлення дирекції та викладачів до студентів-практикантгв. Додатки: 1) характеристика-вгдгук; 2) план контрольного уроку; 3) план виховного заходу; 4) психологічна характеристика учня. 22.03.2002 (підпис) 9. Інструкція, квитанція. Інструкція - правовий акт, що містить правила, які регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони структурних підрозділів, служб, філій, посадових осіб. Текст інструкції складається з розділів, які мають заголовки, що поділяються на пункти та підпункти, пронумеровані; арабськими цифрами. Текст інструкції повинен починатися з розділу «Загальні положення», де викладено мету та причини видання документа, сфери (межі) розповсюдження (дії), підстави й розробки та інші відомості загального характеру Інструкції використовують слова «повинен», «належить», «необхідно», «не припускається», «забороняється» та под. Інструкція оформляється на загальному бланку організації. Заголовок до Інструкції містить визначення об'єкта чи коло питань, на які розповсюджуються її вимоги, наприклад: «Інструкція про ведення бухгалтерського обліку в установі». Інструкція підписується, затверджується та візується аналогічно до посадової інструкції. Документи інструктивного характеру «Правила» та «Положення» близькі до попередніх за змістом, призначенням та оформленням. Посадова інструкція - правовий акт, що видається установою, закладом з метою регламентації організаційно-правового стану працівника, його обов'язків, прав, відповідальності та забезпечення оптимальних умов для його ефективної праці. Посадові інструкції розробляються на кожну посаду, яка передбачена штатним розкладом. Текст посадової інструкції містить розділи: 1. Загальне положення. 2. Посадові обов'язки. 3. Права. 4. Відповідальність. 5. Взаємини. Розділ Загальне положення містить: найменування посади, начальника, порядок призначення та звільнення; перелік нормативних, медичних та інших документів, якими керується працівник; кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи); вимоги, що висувають робітникові стосовно спеціальних знань. Розділ Посадові обов'язки встановлює конкретний зміст діяльності працівника, перелічує види робіт, які виконує працівник даної посади та характер його дій («керує», «готує», «затверджує», «розглядає», «виконує», «забезпечує», «відповідає» тощо). Розділ Права закріплює повноваження, які забезпечують виконання обов'язків: право приймати рішення, давати вказівки з конкретних питань, самостійно підписувати документи, право звертатися із пропозиціями до керівника; репрезентувати від імені підрозділу чи закладу в інших організаціях, право робити запити щодо необхідної для роботи інформації, а також право вимагати виконання певних дій від інших працівників. Розділ Відповідальність визначає міру персональної відповідальності працівника. Відповідальність робітника визначається згідно з чинним законодавством і може бути дисциплінарною або адміністративною. Розділ Взаємини окреслює: від кого, у який термін і яку інформацію отримує працівник; кому, яку й у який термін її надає; із ким узгоджує проекти документів та інші питання його інформаційних взаємозв'язків. Обов'язковими реквізитами посадової інструкції є: 1. Підпорядкування міністерству (для державних). 2. Повна назва організації. 3. Найменування структурного підрозділу. 4. Назва документа, число, дата та місце укладання. 5. Заголовок до тексту. 6. Підпис керівника підрозділу і ПІБ. 7. Затвердження (підписується керівником або його замісником). 8. Віза (накладається керівниками залежних підрозділів та юридичним відділом). 9. Дата затвердження. Час дії посадової інструкції починається від дати її затвердження. 10. Лист. Службові листи (офіційна кореспонденція). Є два види: а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці; б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо. Службовий лист це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи. Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його. Основним структурним елементом змісту є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію чи прохання тощо. За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи: 1. Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги. 2. Не потребують відповіді - відповіді, попередження, розпорядження, відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи. Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ. Циркулярний завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо. Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії. Головна мета листа - поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. Але добирати потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації. Безперечна умова - дотримання міри, доречності й такту. Проте лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно. Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів змісту та правил його оформлення. Реквізити: 1. Назва міністерства (для державних структур). 2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині). 3. Номер і дата листа. 4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч). 5. Заголовок листа («про...»). 6. Текст (зміст). 7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок. 8. Посада; звання; ранґ; статус адресанта (ліворуч). 9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч). 10. Печатка (якщо необхідно). 11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно). Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою. Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом. Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозиачностей, які можуть викликати сумніви чи запитання. Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти. Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю. Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок: Завжди щиро Ваш ... Із найліпшими побажаннями ... Щиро відданий Вам ... Бажаємо успіхів ... Із повагою ... Із вдячністю й повагою ... і т. ін. Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності. Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць. Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером інформації листи поділяються на різні групи. Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі. Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи, Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом. Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення. Гарантійний лист - документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-розрахуикових зобов'язань і має підвищену правову функцію. Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи. Лист-нагадування - це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або проведення заходів. Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій. Рекламаційний лист - це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-експертів. Лист-претензія - документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати категоричному. Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого. Комерційний лист - специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо. Міністерство освіти і науки України Харківський державний технічний університет будівництва та архітектури 61040, Харків-40, вул. Сумська, 42, тел. 402-911, 402-104 № 01-6/24 11.01.2002 |